Nytt digitalt verktøy løser logistikken for NMH

Korte tidsfrister stopper ikke Vivende. Da Norges musikkhøgskole (NMH) trengte et nytt digitalt verktøy for opptaksprøvene sine, kastet de seg rundt og leverte i en fei.

– Det har vært viktig for oss å finne en leverandør som kunne levere et nytt og bedre system innenfor en relativt kort tidsramme, ettersom de nye opptaksprøvene skjer allerede nå i mars, forteller Åste Jensen Sjøvaag, seniorkonsulent for NMH.  – Vi synes det var sporty at Vivende kastet seg på prosjektet med en gang, med tanke på prosjektets korte tidsfrist, legger hun til.

Så behov for et nytt verktøy

Norges musikkhøgskole er en kunstfaglig og vitenskapelig høgskole, med Norges største fagmiljøer innen musikk. Skolen har over 750 studieplasser, og mottar ca. 1500 søknader til bachelor- og masterstudier hvert år. Åste Jensen Sjøvaag har ansvar for søknader og opptaksprøver. Hun forteller at de lenge har sett et behov for et nytt digitalt verktøy for å forenkle planlegging- og gjennomføringsprosessen av opptaksprøver.

– De fleste studieprogrammene avgjøres gjennom opptaksprøver, hvor søkernes kvalifikasjoner vurderes av en jury. Når vi har tatt ut søkere til opptak må alle møte opp på høgskolen. For at prosessen skal gå smidig for seg er det viktig at kandidatene møter opp til rett sted og rett tid, noe som innebærer mye logistikk og koordinering. Søkere må gjennom flere runder før de kommer inn på studiet, så det er nesten en litt idol-aktig prosess, forteller Åste. Tidligere benyttet de et gammelt system som skulle hjelpe dem med opptaksprosessen, men det har ikke vært et optimalt system siden det ikke ga dem tilgang til å gjøre endringer eller oppdateringer.

 

God dialog, effektiv prosess og vellykket resultat

NMH er svært fornøyd med måten Vivende har gått frem på. Åste er veldig fornøyd med prosessen, og hun roser den gode dialogen de har hatt med Vivende hele veien.

– Vi startet med et forprosjekt for å kartlegge hva som var viktig for oss. Deretter utviklet Håkon og Bjørn fra Vivende et forslag på et nytt system. God dialog har vært en viktig faktor for endelig resultat, og de har hele tiden sett vårt behov, og levert deretter, forteller Åste. De er ikke helt i mål enda, men foreløpig synes Åste at det ser veldig bra ut.

– Det har vært travelt, men nå er vi i siste innspurt, og skal straks gå inn i en periode med testing og små justeringer, vi gleder oss til å sette i gang med testing, og har stor tro på at det nye systemet kommer til å bli mer brukervennlig og behagelig å benytte fremfor det gamle, avslutter Åste.